1. TOP
  2. 貿易事務って?
  3. 【貿易事務】英語力って…どれくらいのレベルが求められるの?

【貿易事務】英語力って…どれくらいのレベルが求められるの?

貿易事務って?  
貿易事務 英語力

貿易事務と言えば「英語力」!

ですが、実際のところどれくらいの英語力が必要なのでしょうか!?

「貿易」というくらいですから…

ペラペラじゃないとダメなんじゃ!?

そう思っている方も少なくはないと思います。

そこで今回は、「英語力ゼロ」で入社し、今でも実際に貿易事務として働いているKさんに…

貿易事務では本当に英語力が必要なのか?

英語力がない時の乗り切り方など…を聞いてきましたので、ご紹介していきましょう。

今回記事監修していただいた「Kさん」の簡単なプロフィール

貿易事務 英語力

Kさんが今の会社に貿易事務として採用されたのは、6年前。

それまでは一般中小企業の事務員として、経理や営業事務のお手伝いをしていました。

(ちなみにKさんは30代後半。結婚して10年目2児の母…育休を使ったので多少のブランクもあります)

そんなKさんが、貿易事務として働くようになったきっかけは、学生時代の同期でママ友の紹介でした。

ママ友のHさんの旦那さんは、静岡県で貿易関係の仕事をしている商社マン。

その取引先の貿易会社での事務で誰かいないか?ということで、ママ友のHさんを通じて、Kさんに声が掛かったそうです。

もちろん、その当時もKさんは英語経験のない、まったくの英語素人…。

当時小校生で英会話を習っていた息子の方が、よほど英語力はあったと思います。

ただ、「Kさんはまったく英語ができない」という事実を知っていながらも…

今の会社は採用してくれました。

Kさんとしては、こんな私でも採用していただいたからには頑張らねば…と一念発起し…

現在バリバリの貿易事務員として活躍…に至る訳です。

さて、Kさんのプロフィールはこれくらいにして…

実際の貿易事務では、どのような仕事や英語力が必要だったのでしょうか?

貿易事務は「英語の塊」…

貿易事務 英語力

想像していた通り…

いや、それ以上に貿易事務は英語…英語…英語…の毎日でした。

とにかく、処理する事務書類の約9割が英語で書かれているのです。

一般事務の時は、大きく分けて…

  • 納品書
  • 請求書
  • 伝票

の3種類くらいでしたが…

貿易事務ではそうはいきません。

右も左もわからない中、当時の先輩事務員は、毎日毎日、丁寧に教えてくれました。

しかし、何度も何度も同じ質問をしていては、職場に変な空気が流れ出します。

Kさんは入社して1ヶ月を過ぎたころに、変な空気を察知し…

あまり同じ質問をしないように、自分なりに努力・工夫することを覚えました。

ここからは、「英語力ゼロ」で貿易事務を未経験から始めたKさんの工夫したポイントをご紹介していきましょう。

英語力ゼロで貿易事務を乗り切った5つの方法とは?

貿易事務 英語力

1.とにかく英語をコピペする

まずは、事務作業の中でのわからない単語や、英語の文章などは…

すべて右(書類)から左(PC)に打ち直し…

WordまたはExcelで一覧にしました。

当時はまだ今のようにGoogle翻訳があまり使いものにならない時代ですので…

会社にある専門辞典や、ネットで検索することで、意味を覚えていきました。

そして何よりも…

すべてをデータ化することで、コピペが有効的に使える!という技を覚えたのです。

意味は、何度も辞書やネットで調べることで理解はしてきますが…

書類を作成するたびに、意味をしらべていては処理が追いつきません。

なので、そういう時は、事前に一覧にしていた定型文をコピペすることで…

処理も早く終えられる上に、いちいち英文法を考えなくても書類ができるのです。

2.情報を共有し…先輩の文章をパクりまくる

貿易事務 英語力

ただ、コピペするにもその元となる英語の文章がなければ、リストにすることはできません。

そこで…

業務に必要な書類の中の単語や文章を一覧にするだけでなく…

隣の席に座っていた先輩の書いた書類や、メールなどの転送…

また、PCで作成したものはすべて共有化し、PC内で情報がいつでも見られるようにしてもらいました。

(情報を共有した方が便利ですよ!と言って変えてもらった)

やっぱり「先人の知恵」というのは素晴らしいものですね。

先輩が使った文章などは、至るところで使えますし…

少し単語や数字を変えるだけで、新しい書類にも応用ができます。

(念のため、資料作成後は先輩に添削してもらいますよ)

3.英語力が必要な仕事以外の仕事を全力でする

貿易事務 英語力

やっぱり、人には向き不向きもあります。

当時の私のように、英語力のある…ない…もあります。

仕事は、すべて英語が必要な訳ではありません。

国内(日本)の企業用の伝票を起こすことや、関係資料の作成…

データ整理など、英語力がなくてもできることは山のようにあります。

英語力に自信がない分、英語力を必要としない仕事・事務作業は率先して自分が動きました。

だからと言って…英語から逃げる…という訳ではありません。

今日一日の仕事の中で、誰がどの仕事をやる方が効率的に会社が回るか?を考えた結果です。

月半ばや月末前など…業務のそんなに多くない、ヒマな日もあります。

そんな日こそ「勉強の日」だと思って、苦手な英語の資料作成に時間を当てたのです。

もちろん、先述した「コピペの一覧つくり」にも余念はありませんでした。

4.日商ビジネス英語の教科書を買う

貿易事務 英語力

別に、日商ビジネス英語の検定を受けるつもりはありませんでした…が…

「日商ビジネス英語」には、貿易事務に必要な書類の書き方や…

貿易事務で使える英単語などが教科書に載っているのです。

例えば、日商ビジネス英語で一番簡単とされている「3級」のテスト範囲は…

【日商ビジネス英語】3級~出題範囲

引用:日商ビジネス英語(公式)

1. 英文レターライティングの基礎

  • レターフォームと句読点のスタイル
  • ビジネスレターの構成
  • FAXのフォーマット
  • 句読点の後のスペースと語の分節

2. 英文ビジネスEメールの基礎

  • Eメールの基礎知識(一般利用編)
  • Eメールの基礎知識(ビジネス利用編)
  • 英文ビジネスEメールのサンプル

3. 英文ビジネスレター・FAX・Eメールサンプル

  • 英文ビジネスレターサンプル(レター編)
  • 英文ビジネスレターサンプル(FAX編)
  • 英文ビジネスレターサンプル(Eメール編)

4. ビジネス英会話の基礎

  • ビジネス英会話の学習のポイント
  • アポイントメントをとる
  • ホテルの予約をとる
  • 空港で
  • ホテルのビジネスセンターで
  • 本社を訪ねる
  • 海外ビジネスパートナーとの昼食
  • 工場訪問

5. 海外取引の基礎

  • 海外取引の基本的な流れ
  • 輸出取引の全体像と輸出者の仕事
  • 輸入取引の全体像と輸入者の仕事
  • 海外取引に登場する会社・関係機関
  • 海外取引に使用される主要書類
  • 海外取引における重要書類

6. 海外取引のレターサンプル

  • 海外取引の学習のポイント
  • 海外取引を進めるにあたって
  • 取引先の選定
  • 商品売り込み・信用調査
  • 引き合い
  • オファー
  • カウンター・オファー
  • 価格
  • 貿易決済
  • 売約書送付状
  • 契約書
  • 信用状開設
  • 信用状受領

7. 参考資料

  • 世界のおもな通貨
  • アメリカ合衆国の州名
  • 世界の国々との時差
  • 政府関係機関の英文名
  • メートル法とアメリカの度量衡
  • 世界のおもな港と空港
  • 国際ビジネスの情報源リスト
  • 海外取引で使われるおもな用語

ね?貿易事務を意識して作ってるんじゃないの?!と言わんばかりの出題範囲です。

「貿易事務の仕事をするための英語検定」と言っても良いでしょう。

また、先輩事務員は、ある程度の実務経験をしてから…

日商ビジネス英語2級までは取っていましたよ。

(ちなみに私は、いまだに3級すら受けていませんが…だから手当がない…)

5.ネットで使える文面もとにかくコピペ

貿易事務 英語力

これまでの中に…

☑ 実務で実際に使った資料から英単語・英文を抜粋(コピペ)する

☑ 先輩が使っていた英文やメールの内容を抜粋する

という手法をご紹介しましたが…

ヒマさえあれば、ネット上に載っている使えそうな英文や、例文などもコピペしまくりました。

これまでの2つの方法では、ある程度仕事の内容が絞られてきますし…

自分のオリジナリティも出せません。

が、ある程度の経験を積んくると、あれもこれも先輩任せ…という訳にはいかなくなります。

そんな時に、自分で集めていたコピペリストは非常に役に立ちます。

例えば、最近では…

『貿易事務 使う 英語』と検索すると、実務に近い検索が出てきます。

引用:webio

これはほんの一例ですが…

▼納期回答をする場合:冒頭あいさつ

「お問い合わせありがとうございます」

  • Thank you for your inquiry.
  • I appreciate your inquiry.

▼納期遅延を伝える場合

<納期遅延の理由文例>

  • due to our quality trouble
    (品質問題のため)
  • because of our production delay.
    (生産遅延のため)
  • Because XX is out of stock,~.
    (XXの生産が追いついていないため)
  • XX is running behind schedule,so~.
    (XXのスケジュールが遅れているので)

<納期遅れに対する謝罪文例>

  • We apologize for the inconvenience.
    (ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。)
  • We deeply regret we have found it difficult to get orders filled on time.
    (貴社の注文を予定通りに納入することが難しくなってしまい、誠に申し訳ございません。)

など…貿易事務で使える英文例や単語が簡単に検索できる世の中になりました。

まったく、便利な世の中になりましたよね!?

私が入社した6年前にはこんなに便利なサイトはあまりありませんでしたので…

これから貿易事務を目指す皆さんにとっては、インターネットはとても力になれることは間違いないでしょう。

でもやっぱり英語力があるに越したことはない!

ここまでは、「英語力ゼロ」で貿易事務という仕事を6年間…何とか乗り越えた方法をご紹介しましたが…

でもやっぱり、こんな変な苦労をしなくても…

英語は話せる方が良いですし…

英文も書けた方が絶対に良い!ということは間違いありません。

でも、こんな話もあります。

英語は英語でも貿易事務の英語は特殊!?

貿易事務 英語力

例えば、英語を「日本語」に置き換えてみましょう。

というのも…

小学生でも中学生でも、日本語は話せます。

が、仕事で使う日本語と、日常会話で使う日本語とでは「言葉の種類」が違いますよね?

英語もまったく同じで…

日常会話と、ビジネス英語はまったくジャンルが違うのです。

それを知らずしてか…

「私は英会話に10年以上通ってきたので、英語には自信があります」

という20代の中途採用を試しに入社させてみたのです。

私は、英語力がないので…お!これは即戦力かも!?と思いましたが…

実際はまったく使いものにならず…。。。

貿易事務に関しての英単語がまったく知らない上に…英文も書けない。

日本語でも、「話す」のと「書く」のとで、使う脳の種類が違うのと同じようですね!

私のように、英語ができないことをバネに頑張ってくれるかと思いきや…

変に自信があった分…

スグに辞めて、英会話の塾講師に転職していったそうです。

決して悪い人ではなかったんですけどね~…。

このように、英語は英語でも…

「日常会話で話せる」のと、「仕事でつかえる英語」は違います。

また、「仕事でつかえる英語」と「貿易事務としてつかえる英語」とでは…

また一段、違った知識が必要となります。

そういった意味では…

貿易事務としてこれから働こうと考えている方は…

いろいろある英語の検定や資格の中でも、今回ご紹介した「日商ビジネス英語」を勉強しているととても重宝されると思いますよ!

(私も今さらながら…受けてみようかな…)

貿易事務で必要な…求められる英語力のレベルは?

貿易事務 英語力

さて、ここまでは「英語力ゼロ」を前提にしてお話をしてきましたが…

実際には、どれくらいの英語力があれば、貿易事務はこなせるのでしょうか?

私自身は、まだ英文が完璧ではありませんので…

ネット上から引っ張り出してきた、貿易事務に関しての例文を参考にしてみましょう。

【貿易事務で使うであろう英文例】

☑ We regret to inform you that we may not be able to keep the timely delivery.

☑ We would like you to accept a three-week delay.

☑ Could you accept an extension of the shipment date by two weeks.

これは先ほどご紹介した、【webio】の中に書かれている例文の一部で…

ヒントとしては…「納期遅れ」です。

あなたは、この3つの例文を訳せますか?

答えは…

☑ We regret to inform you that we may not be able to keep the timely delivery.

【訳例】納期を守れない可能性があることを残念ながらお伝えします。

☑ We would like you to accept a three-week delay.

【訳例】3週間の出荷延期をお願い致します。

☑ Could you accept an extension of the shipment date by two weeks.

【訳例】どうか2週間出荷を延期させていただけませんでしょうか。

もちろん、個々に訳し方のニュアンスは多少違うとは思いますが…

文脈としてはこういったことを言っています。

貿易事務で求められる英語力はこれくらい!

英語力ゼロの私からすれば、これだけでもものすごくレベルは高いですが…

あなたはどうでしたか?

ここでは、たかだか3例でしたが…

この例文を難なく訳せるレベルがあれば、貿易事務でも、ある程度のことはスムーズにこなすことは可能ではないかと思います。

まとめ

貿易事務に必要な英語力…少しはイメージできましたでしょうか?

一つだけ注意しておいてほしいことは…

就職前に英語を勉強するなら、「貿易事務(ビジネス)で使う英語」を習得しておいてほしい

ということですかね!?

英会話も重要ですが、貿易事務では事務作業がメインです。

よりスムーズに…円滑に会社の業務を回すための一部になることを忘れないでください。

そういった意味では、英語がまったくできない方でも…

英語以外の仕事や、できない自分でもできることを探すことで、少しでも会社の役には立てるかと思います。

もちろん、英語力があったり、日商ビジネス英語などの検定を持っているだけで時給が上がったり…

手当として他の社員と差をつけてくれる企業も多いようなので、力のある方は是非チャレンジしてほしいと思います。

貿易事務という仕事で、日本の貿易の一端を担っていきましょうね!?

貿易事務についてもっと詳しく知りたい方は…

  • 貿易事務ってどんな仕事内容なの?未経験でもできる仕事なの?

  • 【貿易事務】未経験でも受かりやすい志望動機を人事部に聞いてみた!

  • 貿易事務に転職したい!でも…どんな資格・検定を持っていれば有利なの?

  • 貿易事務は派遣でするべき?正社員を狙うべき?それぞれのメリットをご紹介

  • 貿易事務にTOEICは必要?何点くらいあれば転職・就職で有利になるの?

  • 貿易事務にも検定があるの?どんな検定で…持ってれば有利なの?