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貿易事務ってどんな仕事内容なの?未経験でもできる仕事なの?

 2019/05/20 貿易事務って?  
貿易事務 仕事内容

「貿易事務」とは…

事務は事務でも、貿易に関わる特殊な書類の作成など…

一般的な事務作業よりも、知識と経験が必要な業務(事務)として確立されている職種です。

ですが…意外にも、

「貿易事務 求人 未経験OK」という募集要項をよく目にします。

一体、どんな仕事をするのでしょうか?

今回は、貿易事務の仕事内容や、未経験でもできる理由についてご紹介していきます。

貿易事務はこんな仕事!仕事内容をリストアップ

貿易事務 仕事内容

「貿易事務」は、その名の通り…

貿易に関わる事務作業を行う職種のことで、海外との取引となるため…

中には貿易事務ならではの書類や、業務が含まれてきます。

例えば…

1.貿易に必要な書類の作成・確認・添削

日本国内同士での商取引や、商流、ビジネス(BtoB)とは違い…

海外と商売をする場合は、通常とは違った書類(貿易書類)の作成が必要となります。

例:代表的な貿易書類としては…

  • インボイス(商業送り状)
  • 信用状(L/Cなどとも呼ばれる)
  • パッキングリスト
  • 為替手形
  • 船荷証券(船積書類または、B/Lとも呼ばれる)

などがあります。

2.出荷・搬送・通関などの貿易ならではの特殊な手続き・代行

貿易事務 仕事内容

こちらも貿易業界ならではの手続きで…

特に「通関」という言葉は、貿易に携わる人以外、普段使うことのない言葉です。

簡単に言えば…

海外に納品する際に必要な書類の作成

と言えば、わかりやすいかもしれませんね!?

ただ、日本国内での流通ではないため、様々なトラブルが起こることが多く…

その保証や保険、トラブルが起こった際の対処法など、国内の流通よりも、余計な作業が多くなるので…

初めのうちは、覚えることが多くなりそうですね。

3.輸入品を取り扱う場合は、荷受け・納品手続き・代行

貿易事務 仕事内容

こちらは、輸入業者が行う業務で…

海外からの商品を受け取る際に必要な書類を確認したり、手続きを行う業務です。

「貿易=輸出・輸入」を合わせた流通のことを指すので…

貿易事務として採用されたからには、こういった輸入関係の業務も、同時に覚えないといけない会社や企業がほとんどでしょう。

4.国内業者向けの通常営業事務

「貿易」と聞くと、海外とのやりとりを考えてしまいますが…

よく考えてみると…

海外から買った商品を…どこに出荷しましょうか?

海外に出荷する商品…どこから仕入れましょうか?

すべて海外との取引…という会社もなくはないですが、基本的に国内の物を海外に出し…

海外からのものを国内に流通するのがセオリーです。

つまり、これまでご紹介した3つの業務とは別に、国内企業向けの一般営業事務(もしくは経理事務)の業務も必要となります。

例えば…

一般事務でよく取り扱っている伝票処理や、納品書、請求書の作成などがこれに当たります。

など…大きく分けると、「貿易事務」では4つの事務仕事を行う職種と言えるでしょう。

  貿易事務だけが難しい!という訳ではなさそう…

貿易事務 仕事内容

中には、「インボイス」や「為替手形」など…

一般企業ではあまり聞き馴染みのない単語も入っていましたよね?

初めのうちは、難しいと感じるかもしれませんが…

それは、医療事務しかり…会計事務しかり…工場事務しかり…

その業界・その会社に入れば、その会社のルールやオリジナルのフォーマットなどがあり…

どの会社に行っても、きっと覚えることは山のようにあることでしょう!

そう考えれば…

「貿易事務だけが特段、難しい…」なんてことはありませんので…

経験がない…浅い…からと言って、まったく気負いする必要はないと思いますよ。

本当に?貿易事務は未経験でもできる仕事なの?

貿易事務 仕事内容

「気負いする必要はない…」とは言ったけど…

実際のところはどうなのでしょうか!?

ここからは…

だから貿易事務は未経験でもできる!その理由をご紹介したいと思います。

1.大きな会社ほど1人当たりの負担が少ない

例えば、あなたが個人事業として、一人で貿易ビジネスを始めようとした場合…

恐らく、超~が付くほど大変です…!

でもほとんどの貿易事務の仕事は、会社や企業の一員…

さらに、大手企業になれば、何千人いる従業員の一人になることがほとんどですので…

初めのうちから、あれもこれもと作業に追われることはまずないでしょう!

また、先輩社員や、先輩派遣社員などに教えてもらいながらの仕事になるので…

貿易事務とは言え、最初にうちは他の一般事務と変わらない…

まったくの未経験者でも、安心して働ける業界なのです。

※ そういった意味では、未経験者には大手企業の貿易事務をオススメしています!

2.貿易事務の中でもレベルがある

貿易事務 仕事内容

また、貿易事務の「仕事内容リスト」でも一部ご紹介しましたが…

貿易事務の業務範囲はとても広く、実務経験が必要な業務も中にはあります。

一般的な事務作業を含め、貿易事務の多くの方がやっている作業としては…

  • 電話・メール応対
  • 来客応対
  • 見積書・請求書作成
  • 荷物の配送手配
  • インボイス作成
  • 船荷証券作成
  • コレポン業務(取引先との連絡)
  • 受発注・出荷対応
  • 通訳・翻訳
  • ファイリング
  • 社内文書作成(報告書・議事録等)
  • データ入力・チェック
  • 納期スケジュール調整
  • 資材調達
  • 伝票処理・整理

などがありますが…

未経験で入社した場合、初めのうちは事務業務の範囲はかなり絞られることでしょう。

まずはこのデータの入力から…

この書類をまとめるところから… など…

言い方は悪いですが、誰でもできるレベルの仕事から始めることが多くなると思います。

3.貿易事務をしているほとんどの人が未経験者スタートだから

貿易事務 仕事内容

これが貿易会社大手の総合職の中途採用だったり、他企業からのヘッドハンティングだった場合…

自然と、即戦力としての期待値は高くなります。

が…

「貿易事務に就職・転職される約8割が未経験者」というデータも出ているくらいですから…

あなたが入社した先輩事務員も、未経験者から始めている可能性が高いのです。

特にこれが大手の貿易事務となると、いちいち経験者だけを採用する訳にもいかないため…

未経験を採用して、社内研修をしたり、教育制度を充実させることで…

一人前の貿易事務員として成長させるケースもあります。

4.未経験者ほど吸収力・柔軟性があるから重宝される

貿易事務 仕事内容

例えばあなたが、採用する側で…

►事務経験20年あるベテラン事務員

►未経験で右も左もわからない事務員

がいたとして、自分の会社に馴染み、指示通りに動いてくれる人を求めているとしたら…

どちらを選びますか?

もちろん、コミュニケーション能力や、人柄なども影響してくるとは思いますが…

ハッキリ言って、未経験者の方が、扱う方としては気は楽なのです。

それは…

未経験者は、まだまだ経験値も低く「自分のやり方」がないから!

自分のやり方に固執してしまうと…

人の意見を聞かなくなったり…

ミスを認めなくなったり…

自分が正しい!と主張し出したり…

雇っている側としては、面倒なことが増えてしまうことも大いにあるのです。

そういた意味では、未経験者は雇用する側にとっては、必要な人材なのです。

貿易事務をするのに…TOEICや資格って必要なの??

貿易事務 仕事内容

貿易事務で、切っても切れないスキル…

それが、英語(語学力)です。

基本的に、どの国とのやり取りでも、世界の共通語は「英語」。

特に伝票や、貿易に必要な書類などは、ほとんど英語で記載されています。

そういった意味では…

  • 英語を覚える気のない人
  • 生理的に英語がダメな人

は、貿易事務には向いていません。笑

中でも、英語力をはかる一般的な方法としては「TOEIC」があります。

貿易事務の求人でよく目にするのは…

☞ TOEIC 600点以上

TOEICの全国平均が580点ですので、そんなにハードルが高い訳でもないでしょう。

専門性を問われる会社・企業の求人募集では、「TOEIC 700点以上」という条件もありますので…

貿易事務を狙うなら、TOEICの点数が高いと非常に有利となるのは間違いないでしょう。

他にもある!貿易事務ならではの資格の種類

貿易事務 仕事内容

では、TOEIC以外にはどんな資格が貿易事務では有効的なのでしょうか?

例えばこんな資格があります。

☑ 日商ビジネス英語検定1~3級

☑ 貿易事務検定C~A級

☑ 通関士

☑ PCスキル検定(マイクロソフトオフィススペシャリストなど…)

こういった資格を持っていれば、貿易事務としては有利なスキルとなります。

もちろん、持っていなければダメ!という訳ではありません。

特に「未経験者 歓迎」などと募集要項に記載されている会社は、こういった資格やスキルを求めていないケースも多いので…

持っていれば、仕事の範囲も広がりやすいですし…

時給や賞与の優遇があるかもしれません!

が…

資格なくても十分にやっていける会社・企業も多いので、安心してください。

勤務時間が変動シフトになることも!?

貿易事務 仕事内容

これは「貿易に携わる仕事のあるある」にはなるのですが…

取引相手が欧米や南米など、時差が大きいところをメインにしている企業や部署の場合…

その取引相手の時間に就業時間を合わせるところもあります。

通常は9時~17時就業が基本かと思いますが…

取引エリアによっては…

15時~23時だったり…

5時~13時だったり…

また、ずっとこの時間帯なら体も慣れてきますが、企業によっては「2部交代シフト制」にしているところも!

こういった特殊なシフトで働くのも、貿易事務あるあるなのです。

入社後の研修やスキルアップ講習は積極的に!

貿易事務 仕事内容

最後に…

貿易事務の仕事・業務はこれまでご紹介してきたように、特殊な書類を扱います。

最初のうちは、誰でもできるような仕事かもしれませんが…

経験年数と共に、覚えていかないといけない単語や資料、書類も増えていくことでしょう。

もちろん、先輩や上司が教えてくれるケースもありますが…

できればご自身でスキルアップのための研修会や、講習には積極的に参加して…

1日でも早く仕事・業務を覚えて、力になれる努力をしましょうね。

そういった意味では…

☑ 研修制度のある会社・企業に応募する

☑ 入社後も研修会などを開いてくれる派遣会社に応募する

といった選択をするのも賢い手段かと思います。

今後のスキルアップのために、最初からそういった機会を設けてくれる会社選びも重要ですので…

入社前から、入社後のスキルアップについてもイメージしていくようにしましょう。

まとめ

貿易事務の仕事・業務についてご紹介しましたが…

少しはイメージできましたでしょうか?

この記事でハッキリと言いたいことは…

☞ 未経験でも十分に、貿易事務の仕事はできる!

ということ。

もちろん、資格は持っていた方が話は早いですし…

TOEICの点数は良いに越したことはありません。

しかし、あくまでも貿易に関わる仕事として、今後、自分がスキルアップしていきたい!と思えているかどうか?

が、基本となりますので…

まずはご自身で、しっかりと自問自答してみてください。

そして、入社するなら…研修制度の整った企業に応募することをおすすめいたします。

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